Einkaufspool wächst national und in Europa

GastroSpiegel, 04.05.2015 - „Wir leisten inzwischen deutlich mehr als nur die unmittelbare Verbesserung der direkten Einkaufskosten. Unser Erfolg liegt neben dem Einkaufspool in den Bereichen Consulting, Projekt Management und Web Tools begründet, da wir damit heute die gesamte Angebotspalette rund um die Themen Beschaffung und Einkauf aus einer Hand und individuell auf den Kunden zugeschnitten anbieten können. Es geht nicht nur um den reinen Einkauf als solchen, sondern um komplette Lösungen zur Verbesserung aller Abläufe hinter den Kulissen eines Hotels – also im Back Office: vom digitalen Bestellprozess bis hin zum automatisierten Rechnungsmanagement“, sagt Jochen Oehler, Geschäftsführer der progros Einkaufsgesellschaft mbH, zum Auftakt der diesjährigen Progros-Jahres-Pressekonferenz in Frankfurt.

Nach einem starken Geschäftsjahr 2014 mit einem Einkaufsumsatz von 155 Millionen Euro hat Progros nicht nur einen Zuwachs von über vier Prozent erzielt, sondern gleichzeitig die Zahl der Hotels und Hotelgruppen um 72 neue Häuser im Einkaufspool steigern können. Zu den Zugängen des vergangenen Geschäftsjahres zählen im Einkaufspool unter anderem die Hotelgruppe Oberstdorf Resort mit drei Oberstdorfer Hotels, vier Explorer-Hotels und der Wannenkopfhütte sowie das Ameron Hotel Speicherstadt Hamburg oder auch das Fünf-Sterne-Hotel Brandenburger Hof in Berlin, das von der Hotelgruppe Dormero Hotel AG betrieben wird. Damit bündelt der Einkaufspool der Progros aktuell die Einkaufsvolumina von rund 700 Hotels und Hotelketten und bietet ihnen direkten Zugang zu exklusiven Einkaufskonditionen und Rahmenabkommen für alle Sortimentsbereiche der Hotellerie bei mehr als 570 qualitätsgeprüften Lieferanten. „Wir verzeichnen neben steigenden Einkaufsumsätzen – der Tageseinkaufsumsatz liegt heute bei uns bei durchschnittlich 350.000 Euro – auch eine länderübergreifende Nachfrage nach unseren Dienstleistungen. So konnte Progros mit dem Einkaufspool nicht nur in Deutschland und Luxemburg wachsen, sondern hat 2014 darüber hinaus die ersten Hotels in Österreich angeschlossen. Im zweiten Halbjahr 2015 wollen wir außerdem Hotels in der Schweiz aufnehmen und hier ebenfalls unser Dienstleistungsportfolio anbieten. Die ersten Hotelverträge sind frisch unterschrieben“, so Oehler.

Erfolgreich hat sich der Online-Bereich bei Progros entwickelt, die so genannten Web Tools. Dazu gehören alle digitalen Lösungen zur Optimierung der Bestell- und Arbeitsprozesse im Back Office-Bereich eines Hotels, also Bestellsystem, Warenwirtschaft sowie das komplett digitalisierte Rechnungsmanagement. Diese Systeme sind modular aufgebaut, aber miteinander verzahnt, was den besonderen Charme ausmacht und Grundlage für den geschlossenen Procure-to-Pay-Prozess ist. Mehr als 350 der 700 Hotels im Einkaufspool nutzen intensiv das Online-Bestellsystem und wickeln darüber 23 Millionen Euro (2014) pro Jahr ab. Eingeführt ist das digitale Rechnungs- und Kreditorenmanagement schon in sieben europäischen Ländern: Deutschland, Österreich, Schweiz, Tschechische Republik, Slowakei, Belgien und Spanien. „Die Ausdehnung der digitalen Lösungen der Progros in Europa ist in vollem Gange, weil wir mit einer Reihe von kleineren und größeren Hotelgruppen arbeiten, die auch Hotels außerhalb Deutschlands betreiben“, erklärt Oehler.

Konsequent ausgebaut und weiterentwickelt wurde das Geschäftsfeld Consulting, die Beratung von Einzelhotels und Hotelketten zur nachhaltigen und strategischen Verbesserung der Einkaufskosten und -prozesse. Progros beobachtet, dass Hoteliers zunehmend offener für externe Beratung im Einkauf geworden sind: „Immer mehr Hotelunternehmer erkennen, dass gerade der Einkauf durch Unterstützung von externen Profis im eigenen Haus enorm optimiert werden kann. Hotels haben heute ja schon viele Dienstleistungen outgesourct oder holen sich Rat von Dritten, sei es im Bereich Buchhaltung, Werbung, Online-Marketing oder Training. Diese Entwicklung hat nun auch den Einkauf erfasst“, so Oehler. „Wir verzeichnen deshalb eine stark wachsende Nachfrage in der Hotellerie nach Beratungsleistungen, die exakt auf den Bedarf eines Hotels abgestimmt sind und die bei uns wie in einem Baukastensystem modular nutzbar sind, ganz unabhängig vom Einkaufspool.“ Die Beratungsleistungen der Progros reichen dabei von der Bestandsaufnahme und IST-Analyse der Einkaufsabläufe im Hotel, der hotelindividuellen Sortimentsgestaltung, über die Optimierung und Konzeption aller Bestell- und Freigabeprozesse, die Ausschreibung sowie Vertragsverhandlung, das komplette Lieferantenmanagement bis hin zur Übernahme und Betreuung des gesamten Einkaufs (Outsourcing). „Besonders nachgefragt im Bereich Consulting sind Einkaufsanalysen in den Hotels und ganze Sortimentsausschreibungen, die wir für die Hotels lieferanten- und progros-neutral übernehmen“, sagt Oehler. Gerade das Thema Outsourcing des Einkaufs gewinnt eine immer größere Rolle.

„Beim Einkauf in der Hotellerie geht es heute schon nicht mehr nur um reine Preisvorteile, sondern immer stärker um das ganzheitliche Ausschöpfen aller mit der Beschaffung verbundenen Potenziale und Optimierungsmöglichkeiten. Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren noch verstärken“, erklärt Oehler. Ein Dreh- und Angelpunkt seien dabei die Digitalisierung und Automatisierung der Einkaufs- und Rechnungsprozesse für eine bessere Profitabilität im Hotel. „Die Hotellerie denkt um, denn der anhaltende Kosten- und Zeitdruck hat das Bewusstsein vieler Hoteliers weiter geschärft. Es rücken die Steuerung und Kontrolle aller indirekten Einkaufskosten – zum Beispiel Prozesskosten – immer stärker in den Fokus. Diese indirekten Einkaufskosten sind wertmäßig vielfach höher zu beziffern als so mancher Rabatt oder die Bedeutung des Einkaufspreises eines Produktes an sich. Durch den Einsatz entsprechender Online-Lösungen sinken Arbeits- und Prozesskosten um bis zu 50 Prozent und mehr“, so Oehler. Vielen Hotels gehe es mittlerweile um das ganzheitliche Ausschöpfen aller Potenziale und Optimierungsmöglichkeiten bei Preisen, Produkten und Leistungen, Arbeitsabläufen und Prozessen. „Es findet eine zunehmende Professionalisierung statt und somit eine sich entwickelnde Industrialisierung bis hin zum Outsourcing im Hoteleinkauf“, erläutert Oehler. „Deshalb gehen wir neben dem Einkaufspool von einem weiteren starken Wachstum bei unseren Online-Lösungen sowie in unseren Geschäftsbereichen Consulting und Projekt Management aus“, resümiert Oehler.